L'offre CIMAIL au service des OPHLM

CIMAIL SOLUTIONS : Partagez, diffusez, sécurisez !

De nos jours la réactivité n’est pas un faible mot pour la gestion du Patrimoine. En effet, pouvoir réagir : C’est avoir l’information rapidement disponible pour répondre aux besoins de vos clients, locataires, entreprises, partenaires. Les outils CIMAIL vous permettent de mettre en place une information centrale accessible à tous.

Les outils CIMAIL vous permettent de mettre en place une information centrale accessible à tous .

Classement des documents de références : Outil de Gestion Electronique de Document permettant de partager plus efficacement les données entre les services (Patrimoine, Amélioration et entretien, Construction, Renouvellement Urbain, Gestion locative, RH, Finance, audit,…)

• Référentiels et plans de classements documentaires types (Clients, Locataires, Permis, Marchés,…),
• Archivage rapide des documents papiers,
• Historique des versions,
• Justification des pièces manquantes, (délivrance d’un permis, dossier locataire, dossier client,…)
• Constitution de rapports multi-documents (exemple : constitution du dossier Assurance comportant les pièces officielles du permis, des marchés de travaux…)
• Alertes lors de la publication des documents (évite de nombreuses photocopies pour informations),
• Alertes pour les dates d’échéances à venir ou en retard, (délais de recours,…)
• Planification et suivi des opérations de construction (diagramme de GANTT)
• Planning multi-projets d’opération et synthèses d’avancement,
• ...

Classement des documents de travail : Le portail collaboratif, faisant office également d’Intranet ou d’Extranet, vous permet d’accéder en un instant à l’information, de la partager et de la diffuser en toute sécurité auprès de vos collaborateurs, locataires, clients, entreprises ou partenaires.

• Portail informationnel : annonces, nouvelles, événements, (nouveau projet de construction, ou de gros entretiens, l'arrivée d'un nouveau collaborateur,.),
• Portail Documentaire :
  • Bibliotheque de documents de travail (tableaux de bord)
  • Acces a la bibliotheque des documents de référence (documents immuables tels que l'acte d'acquisition terrain, Permis, Plans signés,.)
  • Bibliotheque de plans (Avec visualisation de multiples formats dont Autocad .dwg, zoom, visualisation des couches, mesure avec points d'ancrage des distances et surfaces, annotations, impression a l'échelle, conférences a distance,.)
  • Bibliotheque d'images, de photographies de l'avancement de projets de construction
  • Bibliotheque de contacts (clients, locataires, entreprises, partenaires)
  • Bibliotheque de documents types (courriers types, publipostage,.)
  • Bibliotheque de procédures (guides de procédure propre a l'entreprise)

 

• Indicateurs d'activité sous forme de tableaux de bord (opération, finances, commerce, travaux,.),
• Graphiques et reportings,
• .

LAD/RAD Workflow : L'outil de reconnaissance automatique des documents normalisés.

• Dématérialisation des factures,
• Enquete SLS,
• Demande de logement,
• Tous formulaires,
• .

La Gestion du courrier : Solution de suivi et d'organisation du courrier, vous permettant de gérer, classer, suivre, répondre, et archiver vos documents reçus et envoyés.

• Bannette service,
• Bannette collaborateur,
• Workflow,
• Classement,
• Historique,
• Courrier réponse,
• .

Conservation légale des documents : Le systeme d'archivage Electronique , la solution pour la conservation de vos documents. Aujourd'hui, la brique essentielle pour garantir l'ensemble de vos données d'entreprise.

• Archivage légale, a valeur probante,
• Valeur juridique des documents électroniques par coffre fort virtuel,
• Sécurisation avec la gestion des droits d'acces,
• Gestion des appels de fond électronique,
• Dématérialisation des contrats (Marchés,.)
• Dématérialisation des fiches de paie,
• ...

ROI instantané

Avec un retour sur investissement (ROI) très souvent inférieur à 12 mois, la gestion documentaire est un investissement des plus intéressants pour une organisation :

• Fini les photocopies ou les demandes de document,
• Disponibilité immédiate des documents,
• Optimisation des couts,
• Réactivité commerciale,
• .

La Gestion de la Relation Client : Structurez les relations locataires, entreprises, partenaires. Simplifiez la communication.

• Historisation et traçabilité des relations avec les locataires, entreprises, partenaires,
• Suivi du dossier locataire,
• Actions sociales,
• Suivi des travaux, entretien, .
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